Służba zdrowia

Sieć okulistycznych specjalistycznych placówek medycznych

25+

lat partnerstwa

lokalizacje (Warszawa, Katowice)

innowacyjny silnik dokumentów

Projekt rozpoczął się we współpracy ze specjalistyczną placówką medyczną, z którą Qustomity współpracuje od ponad 20 lat. Na początku była to organizacja rozwijająca własny model pracy i stopniowo zwiększająca skalę działania, liczbę pacjentów, zakres usług oraz wymagania wobec dokumentacji medycznej. Wraz z rozwojem placówki rosła też potrzeba lepszego uporządkowania pracy personelu i wygodniejszego prowadzenia dokumentacji. Klient nie potrzebował jedynie gotowego formularza w systemie. Potrzebował rozwiązania, które będzie mogło zmieniać się razem z nim — wraz z nowymi specjalizacjami, procedurami, wymaganiami organizacyjnymi i oczekiwaniami użytkowników. Z czasem moduł stworzony wspólnie z pierwszym klientem stał się rozwiązaniem wykorzystywanym także przez inne placówki medyczne, m.in. wyspecjalizowane centra medyczne oraz organizacje prowadzące bardziej rozbudowane procesy opieki nad pacjentem.

Q-Klinika Q-ERP Q-Magazyn Q-FK Q-Środki Trwałe

Wyzwanie

Problem klienta

Pierwotnym wyzwaniem było przeniesienie dokumentacji medycznej do przeglądarki internetowej. Klient chciał, aby personel mógł pracować z dokumentami w sposób wygodniejszy, bardziej dostępny i lepiej dopasowany do codziennych procesów placówki.

Szybko okazało się jednak, że sama zmiana interfejsu z desktopowego na webowy nie wystarczy. Dokumentacja medyczna w rozwijającej się placówce nie jest statyczna. Zmienia się wraz z zakresem usług, wymaganiami lekarzy, potrzebami administracji, kontrolą jakości i oczekiwaniami dotyczącymi analizy danych.

Kluczowe było więc odejście od sztywnego modelu, w którym każdy formularz dokumentu jest bezpośrednio powiązany z konkretną tabelą w bazie danych. Taki model ograniczałby rozwój, utrudniał tworzenie nowych dokumentów i spowalniał reakcję na potrzeby placówki.

Potrzebne było rozwiązanie, które pozwoli tworzyć różne typy dokumentacji medycznej, rozwijać je w czasie, przeszukiwać zapisane informacje i wykorzystywać dane również do celów analitycznych oraz badawczych.

Podejście

Nasze rozwiązanie

Qustomity wspólnie z klientem podjęło decyzję o budowie modułu Web EDM dla systemu Q-Klinika. Od początku nie miał to być tylko zestaw formularzy dostępnych w przeglądarce, ale specjalizowany silnik obsługi wielopostaciowych dokumentów medycznych.

Silnik został zaprojektowany tak, aby placówka mogła tworzyć dokumenty dopasowane do własnych procesów, specjalizacji i sposobu pracy personelu — bez konieczności budowania każdej struktury dokumentu jako osobnej tabeli w bazie danych.

Dzięki temu dokumentacja mogła rozwijać się razem z klientem. Nowe wzory, nowe zakresy informacji i nowe potrzeby organizacyjne mogły być obsługiwane w ramach elastycznego mechanizmu, a nie przez każdorazowe tworzenie zamkniętych, sztywnych rozwiązań.

Moduł Web EDM umożliwił prowadzenie dokumentacji medycznej przez przeglądarkę, obsługę różnych postaci dokumentów, ich przechowywanie, przeszukiwanie oraz analizowanie. Z czasem stał się naturalną alternatywą dla klasycznej dokumentacji prowadzonej w Q-Klinika, a w kolejnych wdrożeniach — punktem wyjścia do rozwoju bardziej kompleksowych systemów obsługujących działalność placówek.

Efekt

Rezultaty wdrożenia

Dzięki modułowi Web EDM klient zyskał narzędzie, które mogło rozwijać się razem z jego organizacją. Dokumentacja medyczna przestała być ograniczona sztywnym schematem technicznym, a placówka mogła tworzyć dokładnie takie dokumenty, jakich potrzebowała w swojej codziennej pracy.

Rozwiązanie ułatwiło pracę personelu, zwiększyło elastyczność w budowaniu dokumentacji i pozwoliło lepiej wykorzystywać dane zapisane w systemie. Moduł obsługuje dokumenty tworzone w środowisku webowym, a jednocześnie umożliwia ich przeszukiwanie i analizowanie.

Najważniejszym rezultatem było jednak to, że rozwiązanie stworzone z potrzeby jednej rozwijającej się placówki stało się wartością dla kolejnych klientów. Web EDM został wdrożony w innych centrach medycznych, a w jednym z projektów stał się fundamentem do budowy całościowego systemu wspierającego działalność organizacji.

To przykład podejścia Qustomity: zaczynamy od realnego problemu klienta, tworzymy rozwiązanie dopasowane do jego obecnych potrzeb, a następnie rozwijamy je tak, aby mogło wspierać większą skalę działania, nowe procesy i kolejne etapy rozwoju organizacji.