Służba zdrowia

Ogólnopolski Operator Domowej Opieki Specjalistycznej

360 000

wizyt rocznie

884

aktywnych użytkowników

dni do pełnego wdrożenia

Ogólnopolski operator domowej opieki specjalistycznej wspiera pacjentów wymagających żywienia dojelitowego oraz wentylacji mechanicznej w warunkach domowych. Organizacja działa w rozproszonej strukturze, obejmując opieką pacjentów w wielu lokalizacjach w całej Polsce. W codziennej pracy łączy zadania personelu medycznego, administracji, logistyki i rozliczeń. Dlatego potrzebowała systemu, który będzie wspierał zarówno pracę z pacjentem, jak i procesy organizacyjne prowadzone w centrali.

Q-Klinika Q-Magazyn Q-ERP

Wyzwanie

Problem klienta

Wraz z rozwojem organizacji rosła liczba procesów, które trzeba było obsłużyć w jednym, spójnym środowisku. Początkowo kluczowe było prowadzenie dokumentacji medycznej w zakresie żywienia dojelitowego, ale z czasem pojawiły się kolejne potrzeby: obsługa wizyt domowych, harmonogramów, zamówień produktów dla pacjentów, raportowania do NFZ, rozliczeń personelu oraz integracji z systemami zewnętrznymi.

Najważniejsze było to, aby system nie zmuszał organizacji do zmiany sprawdzonych procesów, lecz rozwijał się razem z nią. Rozwiązanie musiało być stabilne, zgodne z wymaganiami branży medycznej i jednocześnie wygodne dla osób, które korzystają z niego w codziennej pracy — także poza placówką, bezpośrednio u pacjenta.

Podejście

Nasze rozwiązanie

Współpraca rozpoczęła się od wdrożenia systemu Q-Klinika z modułem Web EDM do prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej. Następnie rozwiązanie było stopniowo rozwijane o kolejne obszary działania klienta.

System został rozbudowany m.in. o moduły wspierające ewidencję wizyt, harmonogramy pracy personelu, zamówienia produktów dostarczanych pacjentom, kontrolę dostępności produktów, raportowanie do NFZ, audytowanie dokumentacji medycznej, rozliczenia personelu oraz statystyki zarządcze.

Wraz z rozwojem projektu coraz większa część funkcjonalności została przeniesiona do aplikacji webowej. Q-Klinika pozostała stabilnym zapleczem do konfiguracji, obsługi słowników, integracji i rejestracji pacjentów w centrali, natomiast codzienna praca personelu i administracji została udostępniona z poziomu przeglądarki. Z czasem powstała także aplikacja mobilna, umożliwiająca personelowi uzupełnianie dokumentacji bezpośrednio na smartfonach.

System został zintegrowany z kluczowymi rozwiązaniami zewnętrznymi, m.in. centralnymi systemami e-Zdrowia, e-receptą, e-skierowaniem, bazą leków Pharmindex, NFZ, komunikacją SMS oraz zewnętrznymi systemami magazynowymi i sprzedażowymi.

Efekt

Rezultaty wdrożenia

W efekcie powstał kompleksowy system wspierający większość kluczowych procesów organizacji — od dokumentacji medycznej i pracy personelu w terenie, przez logistykę i zamówienia, aż po raportowanie, audyt, rozliczenia i integracje.

Personel medyczny zyskał narzędzia wspierające prowadzenie dokumentacji oraz pilnowanie harmonogramów wizyt, które są kluczowe dla bezpieczeństwa i ciągłości opieki nad pacjentami. Administracja otrzymała moduły porządkujące procesy operacyjne, rozliczeniowe i raportowe. Zarząd zyskał spójniejsze dane oraz większą kontrolę nad rozwojem organizacji.

To przykład rozwiązania, które rosło razem z klientem: od pierwszego modułu dokumentacji medycznej do rozbudowanego ekosystemu wspierającego codzienną pracę wielu zespołów. Stabilny rdzeń systemu został połączony z elastycznym dopasowaniem do realnych procesów organizacji — tak, aby technologia wspierała ludzi w skutecznym działaniu, zamiast narzucać im gotowy schemat pracy.